1.111 – Finanzleitbild

 

Finanzleitbild SUB

verabschiedet an der SR-Sitzung vom 8.11.2001

1. Einleitung

Das vorliegende Finanzleitbild legt die finanzpolitischen Leitlinien der SUB fest, ohne allerdings rechtlich bindend zu sein. Es soll über einen längeren Zeitraum Kontinuität in der Arbeit der SUB ermöglichen. Es stellt somit eine Orientierungshilfe für die Erstellung des jährlichen Budgets dar. Das Hinzuziehen des Finanzleitbildes bei Überlegungen finanzieller Art soll gewährleisten, dass sich die Beteiligten der Wichtigkeit eines überlegten Finanzeinsatzes bewusst sind.
Das Leitbild ist keine Sammlung von Problemen, keine Liste von Vorschlägen irgendwelcher Art und regelt nicht die Kompetenzen und Aufgabenbereiche der einzelnen Gremien der SUB. Für Letzteres existierenrechtlich bindende Reglemente und die Statuten.
Das Leitbild enthält die Festschreibung der wichtigsten Ziele, Grundsätze und Instrumente, die der SUB in finanziellen Angelegenheiten zur Verfügung stehen.
Es ist bewusst schlank gehalten, damit es überschaubar und somit anwendbar bleibt.

 

2. Ziele der Finanzpolitik der SUB

Z1 Durch eine längerfristige Finanzplanung wird der Bestand der SUB gesichert.

Obwohl die Existenz der SUB sowohl im Universitätsgesetz wie auch im Universitätsstatut garantiert wird, liegt die reale Bestandsicherung in der Verantwortung der SUB selber. Gemäss dem Zweck der SUB ist dies als erste und wichtigste Priorität zu betrachten. Durch Überlegungen und Planungen bezüglich zu erwartenden Entwicklungen von Aufwand und Ertrag kann der SUB eine finanzielle Basis zugrunde gelegt werden, die eine Weiterarbeit auf lange Zeit ermöglicht.

Z2 Eine gewissenhafte Finanzpolitik gewährt die Erfüllung aller statuarischen Aufgaben der SUB.

Die SUB, respektive ihre einzelnen Gremien, sind verpflichtet, ihren vorgesehenen Aufgaben nachzukommen. Damit dies möglich ist, sind die zur Verfügung stehenden Mittel angemessenen einzusetzen. Es wird ein reibungsloses Funktionieren der einzelnen Gremien der SUB sichergestellt, da gegebenenfalls rechtzeitig eingegriffen und korrigiert werden kann.

Z3 Eine intensive Auseinandersetzung mit finanziellen Angelegenheiten zwingt zu einer ständigen Prioritätensetzung der Aufgaben der SUB.

Da auch die Mittel der SUB begrenzt sind, und die Möglichkeiten, diese einzusetzen, annähernd unbeschränkt scheinen, ist es wichtig, eine ständige Diskussion über die Prioritäten der Tätigkeit der SUB zu führen.
Da beinahe alle diese Arbeiten oder Aufgaben mit dem Einsatz von finanziellen Mitteln in Verbindung stehen, bieten Budgetdebatten eine gute Möglichkeit, diese Prioritätensetzung vorzunehmen. Dies ist nicht nur in den ordentlichen Budgetberatungen sondern auch während der laufenden Budgetperiode möglich. Hierbei ist aber auf die Möglichkeit, angelaufene Projekte konsequent durchziehen zu können, Rücksicht zu nehmen.

Z4 Die SUB passt ihre Dienstleistungen kontinuierlich den Bedürfnissen der Studierenden an.

Die SUB hat Aufgaben in den zwei Bereichen Dienstleistungen und politische Interessenvertretung zu erledigen. Da viele Mitglieder insbesondere an den Dienstleistungen interessiert sind, durch ihre Mitgliedschaft aber auch die weniger momentan wirkende politische Einflussnahme ermöglichen, braucht die SUB zahlreiche Dienstleistungsangebote von hoher Qualität.
Qualitativer Ausbau ist insofern wichtig, als dass den Studierenden speziell auf ihre Bedürfnisse
zugeschnittene Dienstleistungen angeboten werden können, die sie sonst nirgends in einer solchen Form in Anspruch nehmen können.
Ausbau in quantitativer Hinsicht vergrössert die Anzahl der Studierendenr, die einen unmittelbaren Nutzen aus ihrer Mitgliedschaft ziehen können. Somit bleibt die Mitgliedschaft für breite Kreise attraktiv und ermöglicht es der SUB, den obigen Effekt im Sinne ihres doppelten Zweckes zu nutzen

 

3. Grundsätze der Finanzpolitik der SUB

 

3.1 Grundsatz der Transparenz

G1 Der Studierendenrat wie auch die übrigen SUB-Mitglieder sind offen und in verständlicher Form über die finanziellen Angelegenheiten der SUB zu informieren. Hierbei soll Verhältnismässigkeit gewahrt sein.

Damit der SR seine Kontrollfunktion gegenüber dem Vorstand in finanzieller Hinsicht wahrnehmen kann, ist er auf vollständige Informationen angewiesen. Dies beinhaltet Angaben über vergangene und mögliche zukünftige Entwicklungen, über unerwartete finanzrelevante Geschehnisse und insbesondere über den aktuellen Zustand der Finanzen.
Der Finanzkommission des Studierendenrates werden grundsätzlich dieselben Angaben wie den übrigen Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt. Die Finanzkommission hat aber natürlich das Recht, genauere Informationen zu verlangen und diese mit dem Vorstand zu diskutieren.
Auch die übrigen Mitglieder der SUB haben das Recht, angemessen über die Verwendung ihres Mitgliederbeitrages informiert zu werden.

3.2 Grundsätze der Ausgabengestaltung

G2 Die vorgesehenen Ausgaben dienen einzig der Erfüllung der statuarischen Aufgaben. Hierzu
unterliegen sämtliche Budgetposten einer ständigen Überprüfung der Notwendigkeit.

Der Zweck und die verschiedenen Aufgabenbereiche der SUB sind in den verschiedenen massgeblichen Bestimmungen festgelegt. Die von den Mitgliedern geleisteten Beiträge sowie alle weiteren Einnahmen sind lediglich für Ausgaben zu verwenden, die der Erfüllung dieser Aufgaben dienen. Es ist selbstredend, dass hierfür eine gute Infrastruktur und weitere Bedingungen erfüllt sein müssen. So sind auch solche Ausgaben zu tätigen, solange sie angemessen und sichtlich von Nutzen im obigen Sinne sind.

G3 Bei der Formulierung neuer Aufgaben ist der Nachweis der gesicherten Finanzierung zu erbringen.

Die SUB darf sich nicht einem überdimensionierten und somit unfinanzierbaren Aufgabenkatalog gegenüber sehen. Daher ist es wichtig, alle neuen Aufgaben oder Tätigkeiten, die von der SUB geleistet werden sollten, sorgfältig auf ihre Finanzierbarkeit zu überprüfen. Allfällige Auswirkungen auf die Budgetstruktur sind abzuklären und Möglichkeiten der Drittfinanzierung auszuloten.

G4 Die für die Erledigung der statuarischen Aufgaben notwendigen Arbeiten sollten jeweils an die geeignetsten Gremien delegiert werden. Die statuarischen und reglementarischen
Verantwortlichkeiten bleiben bestehen.

Um die Mittel am effektivsten einzusetzen ist es sinnvoll, einzelne Tätigkeiten an jene Gremien zu delegieren, die jeweils über die erforderlichen Fertigkeiten und Kompetenzen verfügen. Hierbei ist insbesondere auf die Regelungen bezüglich Entschädigungen Rücksicht zu nehmen. Die Verantwortung für delegierte oder allenfalls ausgelagerte Tätigkeiten liegen selbsverständlich weiterhin bei den hierfür reglementarisch festgelegten Gremien.

3.3 Grundsätze der Termine und des Informationsaustausches

G5 Festgeschriebene Termine dienen der Kontinuität der Finanzpolitik der SUB und sind daher strikte einzuhalten.

Termine, die im Finanzjahr der SUB vorgesehen sind, erfüllen einen bestimmten Zweck. Im Sinne der Beständigkeit der finanziellen Tätigkeiten der SUB aber auch aus Gründen der Transparenz, sind diese Termine und Fristen einzuhalten. Unzweckmässige diesbezügliche Einschränkungen in Reglementen sind unbedingt zu vermeiden.

G6 Die am Finanzgeschehen der SUB beteiligten Institutionen nehmen die ihnen zugedachten Verantwortungen wahr. Zwischen diesen Institutionen findet ein kontinuierlicher Austausch von Informationen statt.

In der Struktur der SUB sind verschiedene Gremien vorgesehen, die in die Finanzpolitik der SUB involviert sind. Deren Rechte und Pflichten sind eindeutig festzulegen. Diese Gremien beteiligen sich im Rahmen ihrer Verantwortlichkeit aktiv an der Finanzpolitik der SUB. So werden die finanziellen Kenntnisse besser verteilt und die Kontrolle sowie der Gesamtüberblick erleichtert. Um dies zu gewährleisten ist ein reger und wenn möglich formalisierter Austausch der gegenseitigen Informationen unabdingbar.

 

4. Instrumente und Mechanismen

 

4.1 Finanzhoheit
Die Verfügungsgewalt über das Vermögen der SUB liegt in der Hand des Studierendenrates SR, vorbehalten die Bestimmungen bezüglich Referendum, Initiative und die Befugnisse der Generalversammlung.¹ Somit ist gewährleistet, dass die abschliessende Verantwortung von einer grossen Anzahl Studierender getragen wird. Auch ist der Studierendenrat SR ermächtigt, das Jahresbudget zu genehmigen sowie die Rechnung abzunehmen.²

4.2 Gesamtüberblick
Die obige Finanzhoheit zuhanden des SR garantiert, dass sich dieses Gremium mindestens bei der ordentlichen Budgetdebatte und der Genehmigung der Jahresrechnung mit den finanziellen Aspekten der SUB auseinandersetzt.³
Damit dem SR auch während der übrigen Zeit die Mitsprache gewährt ist, setzt er eine Finanzkommission ein, die jederzeit das Recht hat, die Bücher einzusehen und Auskunft zu verlangen.⁴
Schliesslich ist der Vorstand verpflichtet, aus seiner Mitte einen Finanzverantwortlicher zu ernennen.⁵ Dieser arbeitet eng mit der Buchhaltung zusammen und garantiert somit, dass der Vorstand über sämtliche finanziellen Angelegenheiten im Bilde ist.

4.3 Kontrolle
Zur Kontrolle der finanziellen Tätigkeiten der SUB und insbesondere der Budgetdisziplin bestehen verschiedene Instrumente. Die erwähnte Finanzkommission SR ist in der Wahrnehmung ihrer Kontrollfunktion selbständig und selbst gegenüber dem SR rechenschaftspflichtig.⁶
Dem Vorstand wird in seiner Tätigkeit ausserhalb des bewilligten Budgets enge Grenzen gesetzt.⁷ Innerhalb des Budgets haben die einzelnen Mitglieder des Vorstandes eine sehr tiefe Budgetkompetenz.⁸ Der Vorstand übt zudem in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung eine angemessene Selbstkontrolle aus. Über den Stand des Budgetpostens “Löhne Vorstand” wird zudem periodisch der Finanzkommission Bericht erstattet. Um schliesslich die Ordentlichkeit der Buchhaltung und der Rechnungsführung zu gewährleisten, ist die Revision derselben zwingend vorgesehen.⁹

4.4 Professionelle Buchhaltung
Damit die Buchhaltung und die Rechnungsführung professionell und verlässlich abgewickelt werden, wird eine Person eingestellt, die sich nur damit beschäftigt. ¹⁰ Diese verfügt über eine grosse Sachkompetenz und arbeitet eng mit dem Vorstand zusammen.

4.5 Transparenz
Um den obigen Grundsatz der Transparenz umzusetzen ist eine gute Zusammenarbeit der einzelnen Gremien der SUB Voraussetzung. Insbesondere ist aber der Finanzverantwortliche des Vorstandes angehalten, seine diesbezügliche Pflicht wahrzunehmen.¹¹ Aber auch die Finanzkommission sowie die einzelnen Mitglieder des SR müssen darum bemüht sein, die ihnen erforderlich scheinenden Informationen zu verlangen. Die in Grundsatz 6 beschriebene Formalisierung sollte hingegen praktikabel angewandt werden.
Dem SR ist ein ständiges Auskunftsrecht für Fonds eingeräumt.¹²

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¹ Vgl. Finanzregl. Art. 7, Abs. 4.
² Vgl. Finanzregl. Art. 4 sowie Art. 5, Abs. 2.
³ Vgl. Finanzregl. Art. 4.
⁴ Vgl. Finanzregl. Art. 3, Abs. 1.
⁵ Vgl. Finanzregl. Art. 3, Abs. 2.
⁶ Vgl. SR-Geschäftsregl. Art. 27.
⁷ Vgl. Finanzregl. Art. 7, Abs. 3.
⁸ Vgl. Finanzregl. Art. 7, Abs. 2.
⁹ Vgl. Statuten Art. 38, Abs. 1 u. 2 sowie Finanzregl. Art. 5.
¹⁰ Vgl. Finanzregl. Art. 3, Abs. 3.
¹¹ Vgl. Statuten Art. 27, Abs. 1.
¹² Vgl. Finanzregl. Art. 11

 

Frühere Erlässe

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